CHAPITRE XXIV : DU REGLEMENT FINANCIER DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE
- DISPOSITIONS GENERALES
Article 1er : Les dispositions suivantes constituent le règlement financier applicable au sein de tous les Etablissements et Services spécialisés de l’Enseignement Supérieur et Universitaire.
Article 2 : Le présent règlement a pour objet de fixer les règles relatives à l’élaboration, à la présentation, à l’exécution, à la compétence en matière budgétaire, à l’organisation financière, à la comptabilité, au patrimoine et au contrôle de la gestion au sein des Etablissements et Services visés à l’article 1er.
Article 3 : Chaque Etablissement subvient à ses charges au moyen des ressources de son patrimoine qui comprend :
- les recettes propres prévues au budget ;
- les dons et legs lui consentis et acceptés selon les formes légales et réglementées par le Conseil d’Administration ;
- une subvention annuelle de l’Etat prévue au budget destiné à couvrir les dépenses courantes et d’investissements.
Article 4 : Les dépenses de chaque Etablissement comprennent les dépenses courantes et les dépenses d’investissements dont les natures sont fixées par l’organe de tutelle.
Article 5 : Les opérations en recettes et en dépenses de chaque Etablissement font l’objet d’un budget annuel destiné à être inséré dans le budget annexe de l’Etat.
Article 6 : Toute décision ou convention quelconque non prévue au budget pouvant avoir une répercussion immédiate ou future et ayant trait tant sur les recettes que sur les dépenses ainsi que tout acte d’administration portant création d’emploi, extension des cadres ou modification du statut pécuniaire des agents, doit être soumis à l’approbation de l’organe de tutelle après avis favorable du Conseil d’Administration.
Article 7 : Toute opération financière sous forme d’emprunt, de prêt, de garanties, de subventions, de prises de participation ou d’avance non prévue au budget avec répercussion immédiate ou future sur le fonctionnement de l’Etablissement ne peut être conclue que sur autorisation de l’organe de tutelle après avis favorable du Conseil d’Administration.
- DE L’ELABORATION ET DE LA PRESENTATION DU BUDGET
Article 8 : Au 31 mars de chaque année, le Chef d’Etablissement soumet au Conseil d’Administration le projet de budget préparé par le Comité de Gestion de son Etablissement après consultation des Facultés, Section et autres services qui le composent.
Article 9 : Au plus tard le 30 avril de chaque année, les Présidents de chaque Conseil d’Administration transmettent à l’organe de tutelle, dans les formes fixées par lui, après approbation par ses membres, les prévisions budgétaires de l’exercice suivant des Etablissements ou Services spécialisés qui lui sont rattachés. Le projet du budget est précédé d’un exposé qui fait la synthèse, détermine les objectifs à atteindre et les ressources pour les réaliser.
Article 10 : Le projet du budget devra indiquer les crédits sollicités pour chaque Etablissement par chapitre, article et litera.
- DE L’EXECUTION ET DE LA GESTION DU BUDGET
Article 11 : L’exercice budgétaire coïncide avec l’année civile.
Article 12 : Les fonds acquis par l’Etablissement à charge du budget antérieur et non dépensés demeurent disponibles pour la liquidation des obligations encourues et les dépenses engagées pendant l’exercice budgétaire écoulé. Les soldes disponibles nets enfin d’exercice budgétaire sont reportés sur le budget de l’exercice suivant.
Article 13 : Le budget accordé pour chaque exercice budgétaire constitue une autorisation d’engager des dépenses et effectuer les paiements dans ses limites pour les besoins des? Facultés, Sections, et Services spécialisés spécifiés dans la répartition budgétaire.
Article 14 : Une fois le budget voté, l’organe de tutelle informe chaque Etablissement par le canal des Conseils d’Administration de l’enveloppe budgétaire inscrite dans la loi.
Article 15 : Le Chef d’Etablissement transmet à la tutelle via le Conseil d’administration, la répartition des crédits par chapitre, article et litera, les Conseils des Universités et des Instituts supérieurs entendus.
Article 16 : Le Conseil de l’Etablissement est l’Ordonnateur général du budget en recettes et en dépenses de l’Etablissement. Il exerce ses pouvoirs dans le respect des lois, règlements et instructions qui régissent les matières d’engagement, de liquidation des dépenses dans les limites des crédits accordés.
Article 17 : Dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice budgétaire, chaque Comité de Gestion transmet au Conseil d’Administration compétent dans les formes fixées par l’organe de tutelle, un rapport indiquant le total des dépenses engagées et des recettes réalisées par chapitre, article et litera budgétaires.
Article 18 : Au plus tard le 30 avril de chaque année, les Conseils d’Administration transmettent à l’organe de tutelle dans les formes fixées par ce dernier, le rapport sur l’exécution du budget de l’exercice écoulé reprenant tous les chapitres, articles et literas indiquant le total des recettes et des dépenses engagées et les obligations encourues sous chacun d’eux ainsi que la différence avec les crédits ouverts au budget de l’année considérée.
Article 19 : Le Comité de Gestion, sous la direction du Chef d’Etablissement, a la responsabilité des fonds alloués à l’entité dont il a la charge. Ces fonds et valeurs sont déposés dans des banques ou institutions financières autorisées par le Conseil d’Administration tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du pays. Chaque compte bancaire doit obligatoirement porter les mentions suivantes :
- La dénomination du Ministère de tutelle ou le sigle ;
- La dénomination de l’Etablissement :
- La nature ou l’objet du compte.
Pour les dépenses courantes de certains services, chaque Etablissement peut disposer d’une encaisse limitée aux besoins de paiements hebdomadaires prévisibles et visés par le Chef d’Etablissement (planning prévisionnel).
Les fonctions d’Administrateur du Budget sont exercées par le Secrétaire Général Administratif dans un Etablissement non pourvu.
Article 20 : Lorsqu’un crédit initialement prévu à un chapitre du budget s’avère insuffisant, le Chef d’Etablissement peut, après avis du Conseil de l’Etablissement, procéder au transfert de crédit d’un chapitre à un autre. Le Conseil d’Etablissement peut solliciter un crédit supplémentaire au Gouvernement par le canal de l’organe de tutelle.
Article 21 : Toutefois, dans les cas jugés exceptionnels et urgents par le Comité de gestion, le Chef de l’Etablissement peut décider du virement et d’en informer immédiatement avec avis motivé le Conseil de l’Etablissement.
Article 22 : Pour les articles budgétaires, les Comités de gestion sont seuls habilités à opérer des transferts internes par des avenants au budget signés par le Chef d’Etablissement et l’Administrateur du Budget. Chaque opération de virement est compensée par l’annulation d’un montant équivalent de crédit.
Article 23 : Tout virement de crédit du budget des dépenses courantes au budget des dépenses en capital ou inversement est prohibé.
Article 24 : Tout Etablissement d’enseignement supérieur et universitaire est tenu de respecter scrupuleusement les dispositions de l’Ordonnance – Loi n° 069-054 du 05 décembre 1969 relative aux marchés publics telle que modifiée à ce jour. Tout marché supérieur à 2.500.000 FC doit faire l’objet d’une offre publique. En tout état de cause, tout marché doit se réaliser dans un souci de transparence, d’économie et d’efficacité.
Article 25 : L’Administrateur du Budget est chargé de veiller au recouvrement et à l’encaissement des recettes et créances. Il veillera également à l’exécution des dépenses, au respect strict des attributions de service ou direction.
Article 26 : Les documents de gestion financière imprimés, seuls à justifier toute dépense, sont déterminés en annexe du présent règlement.
Article 27 : Toute dépense régulièrement engagée doit faire l’objet préalablement à son paiement, de l’émission d’une ordonnance de paiement numérotée.
Article 28 : Une mise à disposition de fonds ne peut être établie que dans les conditions ci-après :
- Lorsque les indications sur le prix et/ou le fournisseur ne sont pas préalablement connues ;
- Lorsque la délivrance de la pièce justificative définitive est conditionnée par un paiement à l’avance.
En tout état de cause, le montant de mise à disposition de » fonds pour des dépenses à effectuer en dehors du chef- lieu de l’Etablissement doit être arrêté par le Comité de gestion.
Article 29 : La durée du dépôt de justification d’une mise à la disposition de fonds ne peut dépasser cinq jours ouvrables pour les dépenses à effectuer localement et dix jours ouvrables pour celles effectuées en dehors du chef-lieu à compter » de la date du retour.
Article 30 : Passé ce délai, les dispositions de l’article 100 de l’ordonnance n° 81-160 du 07 octobre 1981 portant Statut du personnel de l’Enseignement Supérieur et Universitaire sont applicables au bénéficiaire.
Toutefois, la validité de justifications est sanctionnée par une ordonnance de régularisation approuvée comme la mise à disposition de fonds par l’Autorité Académique de qui dépend l’agent bénéficiaire de la mise à disposition de fonds.
Article 31 : L’Etablissement ne peut consentir directement ou indirectement des prêts, sous quelque forme que ce Soit aux membres du Conseil d’Administration, ni aux personnes qui participent à la gestion journalière, ni se porter caution en leur faveur.
Article 32 : Les décisions de paiement doivent obligatoirement être revêtues des visas et signatures prévus dans les documents dont question à l’article 26 ci-dessus.
Article 33 : Les ordres de paiement sont émis sur base des décisions de paiement établies dans les formes prévues aux articles 26 et 29 susvisés.
Datés et numérotés, ils indiquent obligatoirement :
- Le bénéficiaire ;
- Le montant de la somme à payer ;
- Le nom de l’Etablissement émetteur.
Article 34 : Les ordres de paiement doivent porter obligatoirement une double signature conjointe de membre du Comité de gestion, de bureaux de Conseil ou de Comité directeur. S’agissant des comptes bancaires ouverts par le bureau des Facultés. Sections ou Centres de recherche autonomes ou rattachés, une double signature conjointe prise l’une en colonne A (à gauche) les membres du Comité de gestion et l’autre en colonne B (à droite) des membres du bureau est exigée.
Tandis que les recettes générées par ces entités feront l’objet d’une justification auprès de la direction des finances par les biais du journal divisionnaire. Aucune délégation de signature n’est autorisée sans l’accord de la tutelle après avis du Conseil d’Administration compétent.
Article 35 : Les paiements anticipatifs des biens et services sont interdits. Ils ne peuvent être exécutés qu’après réception des biens ou services correspondants.
Article 36 : Les services de banques doivent de plus en plus être sollicités dans les flux financiers.
- DE L’ORGANISATION FINANCIERE
Article 37 : L’Administrateur du Budget, placé sous l’autorité administrative directe du Chef d’Etablissement, est chargé du bon fonctionnement de différents services des finances, de la comptabilité, du budget-contrôle et du patrimoine, et assure le contrôle permanent des décisions et directives du Conseil d’Administration et de l’organe de tutelle en ces matières.
Article 38 : L’Administrateur du Budget peut charger certains agents administratifs du maniement des fonds ou de l’exécution de certaines opérations et notamment des vérifications. Les délégations données à ces agents doivent être approuvées par le Comité de gestion, préciser la nature des opérations qu’elles concernent et leur montant maximum. La responsabilité de ces agents portera uniquement sur ces opérations et sur le montant leur confié.
Article 39 : Tout titre de paiement ou document tenant lieu émis par un Etablissement, doit obligatoirement être visé et enregistré par le budget-contrôle, signé par l’Administrateur du Budget ou le Secrétaire Général et le Chef d’Etablissement.
Article 40 : La gestion financière et budgétaire des Etablissements de l’Enseignement Supérieur et Universitaire est réservée au seul personnel administratif.
Article 41 : L’Administrateur du Budget peut refuser de viser ou de payer tout titre de paiement qui lui paraîtrait contraire aux dispositions légales et réglementaires en la matière. Dans ce cas, il doit porter par écrit à la connaissance du Chef d’Etablissement avec copie au Conseil d’Administration les motifs de son refus. Si le Chef d’Etablissement requiert par écrit et sous sa responsabilité qu’il soit passé outre, l’Administrateur du Budget doit se conformer à cette réquisition qu’il annexe au titre de paiement. Le Chef d’Etablissement rend compte au Conseil d’Administration de la mesure prise par lui.
- DE L’ORGANISATION COMPTABLE
Article 42 : L’organisation de la comptabilité doit permettre :
- de suivre la réalisation des ressources, la liquidation des dépenses, l’emploi des excédents, la couverture des déficits ;
- de suivre les opérations en biens de fonctionnement et en équipements, les opérations de trésorerie et les opérations en capital ;
- de déterminer les résultats ainsi que la situation active et passive de l’Etablissement ;
- de suivre les éléments qui relèvent de la comptabilité des matières ;
- d’établir des statistiques ;
- d’enregistrer tout flux financier ou physique ;
- d’établir des plans de trésorerie et des dépenses mensuelles et trimestrielles.
Article 43 : L’exercice comptable englobe toutes les opérations des recettes et des dépenses effectuées entre les 1er janvier et 31 décembre de chaque année ainsi que les créances et dettes contractées au cours de la même période.
Article 44 : La comptabilité est tenue suivant le système de gestion. Il est tenu une comptabilité budgétaire et une comptabilité à partie double.
Article 45 : Les opérations comptables et budgétaires sont inscrites dans des comptes selon le plan comptable dont la liste, le classement et les modalités de fonctionnement sont fixés par l’organe de tutelle.
Article 46 : Les opérations comptables sont enregistrées journellement dans les documents suivants dont le modèle est déterminé par l’organe de tutelle et numérotés à l’imprimerie :
- le ou les journaux divisionnaires de banques ;
- le journal de caisse centrale ;
- les journaux divisionnaires de caisse ;
- le ou les journaux des opérations diverses ;
- le livre des inventaires.
Article 47 : Les livres ou documents comptables sont tenus à l’encre ou avec un autre moyen indélébile, avec le plus grand soin sans blanc ni altération d’aucune sorte. En cas d’erreur de comptabilisation, il faut que la première écriture antérieure reste intouchée et qu’il soit passé une écriture de rectification.
Article 48 : Le Comité de gestion veille au maintien des dépenses dans les limites des crédits accordés. Il est tenu à transmettre au Conseil d’administration, à la fin de chaque trimestre, un rapport sur la gestion financière et budgétaire.
Article 49 : Avant le 31 mars de chaque année, le Chef d’Etablissement transmet au Conseil d’Administration, les comptes de l’exercice précèdent, auxquels est joint un rapport sur la gestion financière de son entité. Le Conseil d’Administration l’approuve, après vérification par les soins des experts qu’il commet, et le transmet au plus tard le 31 mai à l’autorité de tutelle.
Article 50 : Les pièces justificatives des opérations comptables sont classées par ordre chronologique et conservées pendant 10 ans avec les journaux et livres comptables.
Article 51 : Dans les 30 jours du mois suivant, chaque Chef d’Etablissement est tenu de transmettre au Conseil d’Administration une copie lisible du journal centralisateur tenu au sein de son entité en informant l’organe de tutelle.
- DU PATRIMOINE
Article 52 : L’organisation de la comptabilité des matières doit permettre :
- d’enregistrer toutes les opérations qui affectent la composition du patrimoine ;
- de suivre en permanence la situation des valeurs de biens de fonctionnement et d’équipement (stocks) et de dégager les résultats de la gestion et la valeur du patrimoine à la fin de chaque exercice.
Article 53 : Au 31 décembre de l’année financière, .chaque entité dresse un inventaire extra – comptable de tous les biens, droits et obligations comptabilisés à leur valeur d’origine. Le double de cet inventaire est adressé à l’organe de tutelle dans le mois qui suit la clôture de l’exercice. A la fin de chaque exercice budgétaire tout Etablissement est tenu de procéder à l’expertise de son patrimoine immobilier.
Article 54 : Chaque Etablissement doit disposer ou acquérir le certificat d’enregistrement de son patrimoine immobilier. Il doit inclure dans les prévisions budgétaires de chaque année, les valeurs constatant la dépréciation de celui- ci. Ces valeurs constituent les frais d’entretien et d’aménagement de ses immobilisations.
Article 55 : Chaque Etablissement peut constituer avec l’approbation de l’organe de tutelle et du Conseil d’administration des provisions pour compenser les opérations de valeur d’actifs ou les pertes et charges résultant d’un accroissement prévisible du passif.
Article 56 : Toute perte, destruction, détérioration ou tout détournement des biens propriété de toute entité ou confiés à sa garde doivent faire l’objet d’un procès- verbal de constat soumis à l’examen d’une commission spéciale instituée à cet effet par le Comité de gestion. Les modalités de financement de ces dépréciations sont à apprécier par le Conseil d’administration.
Article 57 : L’organe de tutelle seul peut autoriser la vente des biens de chaque Etablissement après avis du Conseil d’Administration. Concernant la vente des biens mis hors d’usage, l’opération de vente doit se faire en conformité avec la réglementation régissant les ventes aux enchères des biens publics. Elle donne lieu à un procès-verbal contresigné par un officier de police judiciaire du lieu.
- DU CONTROLE
Article 58 : Chaque Etablissement doit procéder à un contrôle interne, le contrôle budgétaire et financier journalier est opéré par un service d’audit interne relevant de l’Administrateur du budget ou Chef d’Etablissement.
Article 59 : Le service d’audit interne rend compte, au moins une fois par mois, de ses conclusions au Comité de gestion qui, obligatoirement en informe avec ses avis et considérations le Conseil de l’Etablissement.
Article 60 : L’Administrateur du Budget informe l’audit interne de la mise en circulation des séries des imprimés financiers.
Article 61: Outre les dispositions des articles 57 et 58, chaque Etablissement sera soumis à un contrôle général de sa gestion par les commissaires aux comptes, tout autre organisme financier ou une commission spéciale d’enquête désignée soit par le Conseil d’Administration, l’organe de tutelle ou encore le Ministère ayant les finances dans ses attributions.
- DES DOCUMENTS DE GESTION
- DIRECTION DES FINANCES
- Ordonnance de paiement ;
- Mise à disposition de fonds
- Ordonnance de régularisation
- Bordereau de versement
- Bordereau de dépense
- Fiche de compte
- Fiche de positionnement de compte banque
- Situation du disponible
- Avis d’encaissement
- Bordereau d’encaissement et de remise chèque et ordre de virement (O.V.)
- Bordereau de retrait d’ordre de paiement (banque)
- Journal divisionnaire de caisse et banque
- Situation de la trésorerie (plan de trésorerie)
- Tableau du décompte frais d’études (ou bourses d’études)
- Journal centralisateur caisse & banque
- DIRECTION DU BUDGET CONTROLE
- Fiche budgétaire
- Formulaire
- Relevés de dépenses à justifier
- DIRECTION DES BIENS OU PATRIMOINE
- Demande d’achat / Etat de besoin / Demande de fonds
- Bon de commande
- Réquisition interne
- Bon d’entrée
- Bon de sortie
- Fiche de stock
- Livre d’inventaire