Secrétaire Général Administratif

Le Secrétaire Général Administratif assiste le Recteur dans l’animation, la coordination et la supervision des services administratifs de l’Université. A ce titre, il veille à l’exécution des décisions du Conseil de l’Université, du Comité de Gestion et du Recteur en ce qui concerne :

• Le recrutement, l’engagement, la promotion et le licenciement des agents des cadres administratif et technique ;
• L’organisation et le fonctionnement des services administratifs ;
• Les services sociaux organisés en faveur des agents de l’Université ;
• L’hébergement et l’organisation de la vie des étudiants au sein des cités universitaires.

Dans l’exercice de ses fonctions, l’actuel Secrétaire Général Académique est assisté par un cabinet composé de :

• Assistant Principal du SGAC :
• Assistant chargé du Personnel Académique et Scientifique :
• Assistant chargé des questions Estudiantines et para-académiques:
• Assistant Juridique, chargé des litiges et Contentieux divers :
• Assistant chargé des questions d’assainissement des mœurs et de la lutte contre les Antivaleurs :
• Secrétaire du Cabinet :

Personnel d’appoint

• Secrétaire de Direction :
• Pool des informaticiens (Cellule Banque de données) :
• Réceptionniste :
• Huissier :
• Nettoyeuse :

1. Direction des Ressources Humaines : Mme Josée MOTHINGEA MATILI
2. Direction des Affaires Sociales : Mme LEMBA UMBA
3. Direction des Œuvres Estudiantines : Mr. MPONGO MUYOKO
4. Direction des Services Techniques et Maintenance : Mr. MAYOMBE
5. Direction des Affaires Culturelles : Mr. MANZANGA ISALANGA
6. Direction de Formation : Mr KIMOLO LUNGABA

LA DIRECTION DES AFFAIRES CULTURELLES

I.  De la création de la Direction des Affaires Culturelles

La  Direction des Affaires Culturelles a été créée par la décision Rectorale N°0102 et N°0103 du 10 mai 2011 au sein de l’Université de Kinshasa. Cette Direction est l’une des Directions dépendant du Secrétariat Général Administratif et dans ses attributions, elle s’occupe de la gestion de tous les aspects culturels et sportifs au sein de l’Université de Kinshasa.

II. Organisation de la Direction des Affaires Culturelles

1.      De la Localisation : la Direction des Affaires Culturelles est installée dans les locaux du  Centre Sportif de l’Université de Kinshasa.

2.      De la Mission

La Direction des Affaires Culturelles a pour missions de :

–          Maintenir éveillé et ou susciter le sens artistique et culturel ainsi que le goût aux   sports des membres de la Communauté Universitaire par l’organisation, la promotion  et la supervision des activités culturelles et sportives sur le site;

•   Promouvoir des échanges culturels et sportifs interuniversitaires au niveau  local, national, et international ;
• Promouvoir l’éthique culturelle et sportive à l’Université de Kinshasa ;
• Promouvoir et organiser les activités de loisir, de divertissement et créer  un bon cadre de détente ;
• Constituer une banque de données des Associations, des activités culturelles et sportives organisées à l’Université de Kinshasa ;
• Acquérir, maintenir et moderniser les infrastructures et équipements culturels et sportifs ;
• Offrir aux étudiants et leurs enseignants ou encadreurs un bon cadre pour les travaux pratiques dans les différents domaines culturels et sportifs.

3. De l’Organisation

    La Direction des Affaires Culturelles est structurée de la manière suivante :

a. Une Direction et un Secrétariat de Direction;

b. Trois Divisions à savoir :

• La Division de l’Organisation et Logistique ;
• La Division de Culture
• La Division des Sports

c.    Dix Bureaux dont :

• Le Bureau de Partenariat et Echanges
• Le Bureau d’Ethique et Promotions
• Le Bureau d’Acquisition, Installation et Maintenance
• Le Bureau des Evénements Programmés
• Le Bureau de Comptabilité
• Le Bureau des Arts des Scènes et Festivité
• Le Bureau d’Exposition, Colloques et Arts visuels et Audiovisuels
• Le Bureau des Loisirs et Tourisme
• Le Bureau des Sports Collectifs
• Le Bureau des Sports Individuels et Athlétisme
• La répartition des Bureaux en Divisions est explicitée dans l’organigramme en annexe.

DIRECTION DES ŒUVRES ESTUDIANTINES
PRESENTATION DE LA DIRECTION

La Direction des Œuvres Estudiantines est située dans le Bâtiment qui abrite le Club des Etudiants appelé communément « RESTOPOP ». La Direction des Œuvres Estudiantines, à l’origine appelé « ŒUVRES SOCIALES POUR ETUDIANT » a comme mission principale la gestion au quotidien de la vie sociale des étudiants. A ce titre, elle loge les étudiants, les soigne et les enterre le cas échéant.

Pour réaliser toutes ses tâches, la Direction des Œuvres Estudiantines à la tête de laquelle se trouve Monsieur MPONGO MOYOKO Fabien, matricule 10431/790289H, Directeur Chef de Service, déploie ses activités à travers trois Division, dix-sept Bureau et emploie actuellement 43 Agents dont liste déclarative en annexe. Il s’agit de :

1.     Division de l’Internat et Externat chargé de logement des étudiants : dirigée par Madame KAKESA WABADIA Monique, Matricule 15210/7912949S, Chef de Division ai ;

2.     La Division des Activités Sociale qui s’occupe des soins de santé des étudiants affiliées à la Mutuelle de Santé : pilotée par Madame LAPIKA FWAMA, Matricule 3697/7881408T, Directeur ;

3.     La Division des Finances chargée de mobilisation des recettes et d’exécution des dépenses : n’a pas de Chef de Division ; il y a donc un poste à pouvoir.

A ces trois Divisions, il faut ajouter le Secrétariat de Direction. En dehors de ces trois Divisions, la Direction s’associe les services du CENTRE DE SANTE UNIVERSITAIRE fonctionnant au sous-sol du Home VII et qui s’occupe de soins de Santé des Etudiants.

Dans ses Services, la Direction est épaulée également par un Département de la Police Universitaire basé au Home BINTI II/VATICAN. Cette Police est chargée de maintenir la paix, la tranquillité, l’ordre et la discipline dans les Résidences Estudiantine.

LES ATTRIBUTIONS OU JOB DESCRIPTION

Le Directeur Chef des Services assure le contrôle, le suivi et le bon fonctionnement de toutes les activités menées par ses trois Divisions et le Secrétariat ci-dessus énumérés. Il signe et reçoit toutes les correspondances officielles rédigées ou adressées à la Direction. Il organise et préside toutes les réunions de service et aussi représente la Direction à l’extérieur.

Le Chef de de Division Internat et Externat remplace de Directeur en cas d’empêchement, il joue un grand rôle lorsqu’on traite des questions en rapport avec le logement des étudiants. A ce titre (voir le document) à travers les Chambres, Appartement et Locaux éparpillées dans deux Sites à savoir :

a.      Site du Campus

Sur le Site du Campus, l’Université compte les Homes ci-après :

• Les Homes I à VII appelés aussi Plateau des Etudiants (Garçons);
• Les Homes X, XX et XXX sont destinés aux étudiants (Garçons) ;
• Les Homes Binti II ou Vatican, les Homes 80 et 150 sont destinés aux Etudiantes (Filles).

b.   Site de Kimwenza

• Home Binti I accueille les Etudiants de l’Université de Kinshasa et d’autres Institutions qui désirent y habiter.

Il s’oppose des affectations des pensionnaires, prépare les fiches de demande de logement, les listes des candidats demandeurs de logement ; il prépare les matrices de logement Homes par Home ; il contrôle la présence des Gestionnaires et Gestionnaires Adjoins ; il reçoit journellement les étudiants pour tout problème lié au logement et il suit l’exécution du logement tout au long de l’année.

Il est à noter que cette Division utilise la plus grande partie des Agents de la Direction. Pour ses huit Homes qui sont des Bureaux, elle doit compter seize (16) Gestionnaires dont un Titulaire et un Adjoint ; vingt-quatre (24) Portiers en raison de trois Portiers par Home et au moins 32 Nettoyeurs.

Le Chef de Division des Activités Sociales  s’occupe des activités sociales des Etudiants parmi lesquelles figurent les recommandations à délivrer à tout étudiant désireux de se rendre aux Cliniques Universitaires de Kinshasa ou autres Formations Médicales dépendant de l’Université de Kinshasa ; notamment le CNPP et le CHMA. Avec les concours de ses Agents de collaboration, il assiste les étudiants malades dans les démarches en cas d’hospitalisation. Il vérifie l’authenticité des pièces académiques, assure les suivis des activités sanitaires d’assainissement et enterre les étudiants décédés le cas échéant.

Cette Division organise ses activités  avec trois Bureaux, à savoir : le Bureau des Activités Sociales, Bureau du Dispensaire et Bureau Mutuelles. Les étudiants adhèrent à la Mutuelle de Santé en payant une somme fixée par le Bureau Conseil de la Mutuelle.

Le Chef de Division des Finances a pour mission organique la mobilisation et l’exécution des dépenses.

En ce qui concerne les attributions de 17 Bureaux que la Direction, se basant sur le séminaire sur les attributions du Gestionnaire de Home avec pour Orateur le Directeur MANZANGA ISALANGA SANZA Louis du 12 Octobre 2009 :

1.      Le Secrétaire de Direction est la porte d’entrée et de sortie de toute correspondance.

2.      Le Chef de Bureau Internat et Externat est chargé de récolter les listes des Finalistes et Pré Finaliste dans les Facultés ; il supervise l’établissement des listes des demandeurs de logement Faculté par Faculté et Promotion par Promotion et reçoit les plaintes liées à l’établissement des listes.

3.      Le Gestionnaire de Home est le premier responsable du Home, il doit veiller sur l’état général du Home ; il doit tenir les listes et les copies de contrats de tous les pensionnaires régulièrements logés ; il doit distribuer les contrats aux étudiant ; il est tenu de remplir correctement dans son cahier registre les noms des étudiants logés en respectant leurs affectations selon les contrats.

Le Gestionnaire est chargé de l’établissement de demande de demande travaux qu’il fait viser par le Directeur des Œuvres avant de les transmettre à la Direction des Services Technique et Maintenance (DSTM). Il est Agent de liaison entre la Direction et les Opérateurs économiques éventuels (les petits points des ventes installés dans et aux alentours immédiats des Homes) conformément à l’article 19 de l’Arrêté Départemental N°ESURS/CABCE/129/88 du 31/08/1988 portant Règlement des Résidences Estudiantines des Instituts Supérieurs et des Universités. A ce titre il est appelé de prendre contact avec ses Exploitants pour les orienter à la Direction afin de l’établissement de leurs contrats. Le Gestionnaire doit travailler avec la Mairie du Home et avec l’ensemble des Organisations des étudiants qui œuvrent dans son Home. Le Maire Général étant un auxiliaire de l’Administration, est sous la responsabilité du Gestionnaire.

Le Gestionnaire doit s’occuper de la discipline, de la salubrité et ce, en étroite collaboration avec la Mairie de son Home. Il doit donc être en contact avec la Mairie qui lui tient informé des différentes problèmes qui peuvent survenir entre les pensionnaires du Home ; il traite à son niveau ceux qu’il peut résoudre et soumet à la hiérarchie supérieure ceux qu’il ne peut pas s’en saisir.

4.      Le Gestionnaire Adjoint remplace le Gestionnaire en cas d’absence ; il est responsable de la propreté du Home et gère les Nettoyeurs. Il est chargé de suivi de demande de travaux auprès de la DSTM.

5.      Le Portier est le responsable de la discipline dans les Homes, il reçoit tout visiteur qui arrive au Home et tient un registre. Son rôle principal est d’empêcher les personnes n’habitant pas les Homes d’y accéder. Il doit être permanent au Home : c’est pour cette raison que l’on préconise un service rotatif.

6.      Le Nettoyeur assure la propreté du Home et aussi les poubelles.

PROFIL DES DIRIGEANTS DE HOMES

Etant le grand animateur du Home, le Gestionnaire ou son Adjoint doit être compétent, il doit être capable de diriger le Home en faisant des rapports réguliers à la hiérarchie. Il doit disposer d’un bagage intellectuel pour la maitrise à fond du Règlement des Résidences Estudiantines ; il doit savoir bien communiquer sans complexe. Le Gestionnaire ou son Adjoint doit jouir d’une bonne moralité, il doit éviter la corruption et/ou le monnayage de service. Il doit être disponible et équilibré.

Liste des Secrétaires Généraux Administratifs de l’Université de Kinshasa